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Guida Completa a Notion (2022): Tool Produttività e Teamwork
Uno degli strumenti che negli ultimi periodi mi sta praticamente salvando la vita è Notion.
The all-in-one workspace. One tool for your whole team. Write, plan, and get organized.
Notion.so
Cito la head del sito ufficiale di Notion che spiega molto bene il suo scopo: un unico tool per gestire uno spazio di lavoro, essere sempre organizzati, pianificare al meglio le proprie attività ed essere al corrente di quelle degli altri. Ma non solo: Notion si rivela davvero molto utile per pianificare attività di copywriting, programmazione post, calendarizzazione di attività, condivisione delle stesse con clienti e altri collaboratori.
Insomma, un tool veramente utile di project management, di collaborazione e di pianificazione attività. Il tutto vestito di una UX davvero efficace ed intuitiva che mi ha fatto subito innamorare dello strumento.
Non ci ho pensato due volte, infatti, prima di trasferire tutta la mia mole di lavoro al suo interno. I primi ad essere soddisfatti? I miei clienti, ai quali ho messo a disposizione uno specifico workspace all’interno del quale possono seguire con attenzione tutti i processi, le attività, le deadline o dove possono trovare tutto il materiale e le utilità necessarie, quando servono.
Per riassumere, Notion è uno strumento completo e collaborativo per migliorare ed ottimizzare la produttività e la collaborazione con altri membri del proprio team di lavoro o con i clienti.
Notion si rivela dunque uno strumento veramente indispensabile in una situazione come quella attuale dove molto spesso si è costretti a lavorare a distanza o in smart working.
In questa breve e veloce guida vi spiegherò le principali funzionalità di Notion, analizzando quelli che, a mio parere, sono i suoi punti di forza e i motivi che mi hanno convinto ad utilizzarlo nella mia routine quotidiana.
Come attivare un account su Notion
La semplicità è una costante per Notion. Attivare un account, in questo senso, è davvero super pratico. Basta inserire la propria email di lavoro nell’apposito spazio signup (presente in homepage su notion.so) e l’attivazione dell’account è praticamente immediata. Solo quale domanda e qualche dato necessario ed il gioco è fatto. Puoi testare finalmente questo strumento.
Le caratteristiche principali di Notion
Sono diversi i fattori che mi hanno portato ad utilizzare Notion con costanza ed entusiasmo. Ho provato ad estrapolare quelli che secondo me sono i punti di forza di questo strumento:
- è un tool assolutamente open dal punto di vista delle integrazioni: molto spesso, su diversi progetti, abbiamo risorse come immagini, video, documenti pdf posizionati su più luoghi differenti come Drive, Dropbox o altri spazi di doc sharing. Notion si integra perfettamente con ognuno di questi e permette di embeddare, richiamare ed ospitare contenuti presenti su altre piattaforme. Questo è uno degli aspetti più interessanti, a mio parere.
- la possibilità di creare infinite Page, ovvero le pagine dedicate ai progetti. A loro volta, ogni progetto può ospitare altrettante pagine, in modo da sviscerare fino a fondo ogni piccola sfaccettatura delle nostre attività, senza mai perdersi.
- è possibile richiamare ogni pagina presente, in ogni momento. Seguendo le logiche dell’ipertestualità, possiamo pensare a Notion come uno spazio estremamente collaborativo e condiviso, dove perdersi qualcosa è una possibilità davvero davvero remota.
- altro aspetto interessante è quello della pianificazione: Notion è dotato di strumenti di planning avanzati e la possibilità di pianificare e visualizzare le attività programmate su diverse View. In questo modo possiamo vedere le attività calendarizzate con un calendario, con una board, in tabella o in altri differenti template che noi stessi possiamo pensare e creare, a seconda del nostro modello organizzativo.
- è estremamente adattabile: è un tool in grado di modellarsi in base all’esperienza di chi lo utilizza. Ognuno può creare i propri template e ognuno può perfezionarlo come meglio credere: interessante, inoltre, è la gallery di template messe a disposizione da chi utilizza Notion. Gli utilizzi – come potete vedere – sono veramente infiniti.
- dispone anche di una funzionalità che vi permette di creare CRM: potenzialmente può trasformarsi in un database molto utile con tutti i vostri contatti, i vostri fornitori o la vostra lista clienti.
Non è assolutamente un caso se tanti altri influencer, youtuber o esperti di digital marketing ogni giorno condividono i propri feedback positivi su Notion. Nel mio caso, per esempio, è stato Marcello Ascani ad aprirmi definitivamente le porte a questo fantastico tool.
Quanto costa Notion? Le soluzioni di pricing
Le soluzioni di pricing di Notion sono diverse: è infatti possibile utilizzare la versione Personal, a costo zero, con delle limitazioni sui file in upload (max 5 MB) e 5 ospiti ospitabili nella propria area di lavoro. Esistono però le versioni Personal Pro e Team che garantiscono, a prezzi davvero accessibili, una fruizione davvero eccezionale di questo strumento.
Per i grandi gruppi di lavoro, per soluzioni aziendali e non solo, invece c’è la soluzione Enterprise, che propone soluzioni personalizzate e ad hoc per le necessità di cui si ha bisogno.
Le integrazioni con Notion
Notion è facilmente integrabile con diverse soluzioni e app, oltre ad avere uno strumento di inserimento link facilmente intuitivo che vi darà la possibilità, ad ogni modo di fare riferimento a risorse esterne.
Dispone di un’integrazione nativa con Slack, attraverso la sincronizzazione degli account. Inoltre è possibile integrarlo con diverse risorse, tra cui Abstract, CodePen, Figma, Framer, Github, Google Drive, Google Maps, InVision, Loom, Twitter e Typeform.
Inoltre è possibile sincronizzare anche il calendario di Google Calendar, in modo da rendere estremamente connessa qualsiasi attività o appuntamento programmati.
Per chi è utile Notion
E dunque, a sunto di tutto, vi starete chiedendo: può essere utile Notion per me?
A mio parere, Notion può rivelarsi estremamente importante su diversi fronti: può essere utile per gruppi di lavoro tra studenti, universitari oltre che in situazione professionali differenti, non solo afferenti al mondo digital.
Notion è uno strumento molto utile per migliorare la collaborazione tra professionisti, ottimizzare i processi e le comunicazioni aziendali e non a caso Notion propone soluzioni personalizzate proprio per queste ultime.
Indubbiamente non posso che consigliare questo strumento, dal momento in cui è stato un vero e proprio colpo di fulmine. Notion mi ha risolto numerosi problemi dal punto di vista della collaborazione con altri professionisti o semplicemente per mostrare lo status delle attività a dei clienti.
Nei prossimi appuntamenti approfondirò questo strumento, aprendo le porte alle mie modalità di organizzazione e ai modi in cui utilizzo efficacemente questo strumento.
Non vi resta che rimanere aggiornati con la mia newsletter o su Linkedin.
Guida Completa a Notion (2022): Tool Produttività e Collab
Perché scegliere Notion? Uno strumento utile per lo smart working, per condividere risorse, attività e aumentare la produttività del tuo team (2022)
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